人員流動屬企業人力管理正常現象,對組織最大的衝擊在於經驗無法累積!中華人事主管協會資深講師蘭堉生指出,前人的智慧需透過文件資料留存,才能讓員工可藉由資料研讀吸收經驗與智慧結晶,特別是當組織隨著業務成長,規模與編制都隨之擴張的同時,人力資源管理規章制度也相形重要,主要的原因就是在組織擴張的同時,必須逐步脫離人治走向法治。
蘭堉生觀察,對人力資源管理者來說,視擬定企業的規章制度為頭痛問題之一,且常讓許多初入門者 '裹足不前'的原因,最重要的限制有以下幾項:
一、規章制度必須明文化、形諸於文字
文字表達能力產生一定程度的限制。其次、在提供員工遵循時的易讀性、正確理解性、文字之可執行性都有一定的挑戰。
二、規章制度除依公司的規定格式外,訂定的背後都隱含人力資源的專業深度。
更重要的,訂定的背後通常是實務上所引發的需求,這類需求可能是員工無所適從、或是已經有問題產生必須加以解惑、或是預防未來問題的發生等,這些都必須依賴過去的實際經驗為基礎,規章制度不僅在消極防弊、更在積極興利,在防弊與興利之間如何適當拿捏分寸,也有賴經驗與專業的判斷。
三、外在環境不斷變動,規章制度可能因而不再符合經營現況需求,而必須適當的調整與修正。
就像小孩子穿的衣服一般,必須因應組織成長而做出相對的增修,規劃設計與時俱進的規章制度;另外,在成長過程中不僅只是頭痛醫頭腳痛醫腳的想法,必須有完整的配套做法加以整合,避免規章制度間規範不同,甚至彼此扞格不入的結果。
四、規章制度有時必須附上流程圖
也就是以流程方式加以呈現程序與步驟,但是流程圖或流程分析通常是工程性質的工作人員所使用,人資人員卻比較陌生。
中華人事主管協會執行長林由敏提到,規章制度的建構與發展是企業在成長過程中一條必經之路,人力資源工作者因業務性質的關係,扮演不可或缺的重要角色,必須透過不斷的實務學習提升專業素養,能建立「制度化」、「流程化」與「標準化」的人力資源管理規章制度,絕對是企業成功必備的首要課題!
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